Misiunea Fundației HEKS/EPER Romania este de a sprijini persoanele din România și din străinătate care au nevoie de ajutor economic și social. Proiectele noastre vizează grupuri marginalizate și vulnerabile. Pentru implementarea acestora, colaborăm cu diverse organizații non-guvernamentale naționale și internaționale, precum și cu parteneri.
În conformitate cu acești termeni, FURNIZORUL DE SERVICII este obligat să presteze CLIENTULUI servicii de contabilitate conform legii din România “Privind contabilitatea și situațiile financiare din România” și servicii de pregătire și depunere a raportării obligatorii în conformitate cu termenii de referință.
Contabilitate – procesul de înregistrare, creare, agregare și transfer de informații în conformitate cu legislația actuală din România privind activitatea CLIENTULUI către utilizatorii specificați prin acest Contract și legislația română. Contabilitatea include următoarele: verificarea conformității Documentelor CLIENTULUI cu legislația în vigoare din România, asigurarea înregistrării și contabilizării faptelor economice bazate pe Documentele furnizate FURNIZORULUI DE SERVICII.
Registre contabile – suporturi informaționale sub formă de jurnale, registre, cărți de ordine etc., destinate înregistrării, grupării și rezumării informațiilor despre operațiunile economice efectuate.
Raportare Obligatorie (denumită în continuare – Raport, Raportare) – situații financiare, raportări fiscale, raportări către fondurile de asigurări sociale de stat, a căror ordine de pregătire și depunere este reglementată de legislația în vigoare din România.
Situații financiare – bilanț, raportul privind rezultatele financiare, raportul privind fluxul de numerar, raportul privind capitalul propriu și note explicative la situațiile financiare, a căror structură și conținut sunt determinate de prevederi (standarde) distincte ale contabilității din România.
Servicii de consultanță privind interpretarea și/sau aplicarea legislației – furnizarea de explicații orale și/sau scrise, consultații, calcule privind aplicarea legislației în vigoare din România, inclusiv, dar fără a se limita la revizuirea prealabilă a proiectelor de Documente și contracte, verificarea prealabilă, identificarea și evaluarea riscurilor fiscale, planificarea fiscală anticipată, calculul și identificarea consecințelor și rezultatelor fiscale (înainte de termenul stabilit în Contract pentru furnizarea Documentelor CLIENTULUI către FURNIZORUL DE SERVICII și depunerea Raportării spre aprobare CLIENTULUI), optimizarea fiscală, care vor fi furnizate de FURNIZORUL DE SERVICII la cererea CLIENTULUI, în baza unui acord suplimentar între Părți.
Tranzacție suspectă – activitate desfășurată de CLIENT care corespunde oricăreia dintre aceste caracteristici: desfășurată fără Documente corespunzător întocmite; desfășurată pe baza documentelor care nu respectă cerințele legislației actuale (în ceea ce privește forma și conținutul) și care pot atrage sancțiuni financiare sau alte responsabilități pentru CLIENT sau FURNIZORUL DE SERVICII, inclusiv responsabilități penale sau administrative, pot fi considerate nevalide sau ilegale în orice alt mod; este legală, dar poate genera cheltuieli neașteptate pentru CLIENT în ceea ce privește taxele, impozitele, plățile obligatorii, profitul pierdut, penalitățile și reprezintă o activitate neadecvată sau economic ineficientă.
Conformitatea cu rolurile HEKS/EPER – Asigurarea conformității cu politicile și protejarea activelor pe baza recomandărilor FFAG, Donatorilor și guvernului României. Evaluarea și comunicarea deficiențelor de control intern în timp util către supervizor.
Raportarea și implementarea schimbărilor contabile în conformitate cu legislația contabilă și fiscală română (schimbări în standardele locale – Local GAAP).
Software-ul pentru contabilitate (denumit în continuare software) – program informatic conceput pentru întocmirea documentelor, înregistrarea acestora, pregătirea registrelor contabile, precum și pentru generarea automată a raportărilor financiare și fiscale.
Sistemul de raportare electronică – sistem automatizat pentru colectarea raportărilor electronice, care combină mijloacele juridice, organizatorice, software și telecomunicaționale ale utilizatorilor, asigurând crearea, transmiterea, controlul, procesarea și stocarea raportărilor electronice și a chitanțelor.
Configurarea inițială a contabilității – completarea directoarelor în software-ul de contabilitate, pregătirea politicilor contabile.
Reconciliere: Asigurarea desfășurării corecte a tranzacțiilor bancare și realizarea reconcilierii conturilor bancare lunar, în colaborare cu echipa financiară HEKS-EPER.
Configurarea inițială a salarizării – setarea și configurarea registrelor de salarizare și a manualelor necesare în sistemele și software-ul de contabilitate.
Trimestru – perioadele de la 1 ianuarie până la 31 martie, de la 1 aprilie până la 30 iunie, de la 1 iulie până la 30 septembrie și de la 1 octombrie până la 31 decembrie.
Configurarea legală – Certificarea situației financiare anuale a Fundației HEKS/EPER RO.
Audituri: În colaborare cu echipa financiară HEKS, facilitați auditurile proiectelor impuse de donatori, auditurile legale și auditul anual al biroului, și sprijiniți echipa financiară HEKS în furnizarea altor rapoarte financiare.
Urmărirea și rezolvarea promptă a tuturor problemelor legate de auditurile proiectelor.
Software-ul pentru contabilitate (denumit în continuare software) – program informatic destinat întocmirii documentelor, înregistrării acestora, pregătirii registrelor și generării automate a raportărilor financiare și fiscale.
Sistemul de raportare electronică – un sistem automatizat pentru colectarea raportărilor electronice, care reprezintă o combinație de mijloace juridice, organizatorice, software și de telecomunicații ale utilizatorilor, asigurând crearea, transmiterea, controlul, procesarea și stocarea raportărilor electronice și a chitanțelor.
Configurarea inițială a contabilității – completarea directoarelor în software-ul de contabilitate și pregătirea politicilor contabile.
Raportare lunară: Importul zilnic al tuturor facturilor și asigurarea înregistrării corecte a acestora pe cod de proiect, linie bugetară și cod contabil, astfel încât rapoartele financiare să poată fi furnizate oricând.
Trimestru – perioadele de la 1 ianuarie până la 31 martie, de la 1 aprilie până la 30 iunie, de la 1 iulie până la 30 septembrie și de la 1 octombrie până la 31 decembrie.
Configurarea arhivării: Asigurarea scanării și arhivării lunare a tuturor achizițiilor și facturilor, utilizând codificările și dosarele corespunzătoare.
Reconciliere: Asigurarea desfășurării corecte a tranzacțiilor bancare și realizarea reconcilierii conturilor bancare lunar, în colaborare cu echipa financiară HEKS-EPER.
Audituri: În colaborare cu echipa financiară HEKS, facilitați auditurile proiectelor impuse de donatori, auditurile legale și auditul anual al biroului, și sprijiniți echipa financiară HEKS în furnizarea altor rapoarte financiare.
Urmărirea și rezolvarea promptă a tuturor problemelor legate de auditurile proiectelor.
Termenul limită de depunere a ofertelor este 15 noiembrie 2024, la adresa de email procurement.romania@heks-eper.org.